RPA este noua tehnologie despre care vorbeste toata lumea . Majoritatea industriilor, la nivel mondial, au inceput adoptarea acesteia. De-a lungul diverselor procese/departamente/industrii pe care le impacteaza, RPA economiseste timp si resurse, iar pe termen mediu si lung- asta inseamna profit si sustenabilitate. Dar ce poate face RPA in domeniul Educatiei?
Din pacate, Educatia nu tine deocamdata pasul in ceea ce priveste integrarea acestei inovatii. Desi este un domeniu-cheie care modeleaza viitori cetateni si felul in care ei muncesc si activeaza in societate, majoritatea covarsitoare a activitatilor se fac inca traditional. Dosare, tabele, formulare- toate se fac manual, cu pixul si hartia, consumand cantitati uriase de timp si energie. Eficienta poate fi mult imbunatatita, iar accesibilitatea si transparenta sunt la nivel sub- optim.
Ca sa putem estima amploarea rolului RPA, aruncam o privire la principalele procese administrative din institutiile de invatamant:
INSCRIEREA/INROLAREA
Procesul de inscriere este, in continuare, unul de mare amploare. Este format din mai multe etape, toate dependente de formulare fizice, greoaie si predispuse la completare eronata. Citirea si validarea documentelor, si ulterior verificarea eligibilitatii elevilor pentru activitatile la care aplica reprezinta un efort considerabil.
RPA poate transforma aceste procese in unele digitale si eficiente. Poate compara fiecare camp dintr-un formular completat de elevi cu modelul corect de completare, ca apoi sa urmeze validarea/invalidarea documentelor si decizia eligilbilitatii in functie de anumite criterii.
MANAGEMENTUL SEDINTELOR
Planificarea si pregatirea sedintelor de board, a celor la nivel de facultate sau cu parintii este o sarcina omniprezenta si fara indoiala dificila. Cei ce ce organizeaza trebuie sa verifice manual programul fiecarui participant, pentru a alege o data/ora convenabile pentru toata lumea. Apoi, se trimite un email individual, cu informatiile legate de date, ora si locatie. Daca apare o schimbare in programul cuiva, procesul se reia.
Prin automatizare, se poate verifica automat programul fiecarui participant. Dupa o suprapunere a intervalelor libere, un email automat se trimite catre toti participantii iar in cazul unor modificari,ele pot fi operate automat.
MONITORIZAREA PREZENTEI
Monitorizarea prezentei are loc zilnic in institutiile educationale si nu se refera numai la elevi. Personalului didactic si celui administrativ ii sunt atribuite sarcini si ore de munca in consecinta- iar monitorizarea reflecta numarul de ore si eforturile depuse pentru indeplinirea lor.
Este importanta masurarea productivitatii versus timpul petrecut in institutie, pentru a putea lua masurile corective necesare. Iar asta nu se intampla daca se inregistreaza timpii manual.
Cu RPA, se poate construi un sistem care inregistreaza si extrage automat aceste informatii astfel incat personalul sa fie corect retribuit. Iar prezenta elevilor sa fie in timp real monitorizata si contrapusa situatiilor punctuale inregistrate (imbolnaviri, intarzieri, etc).
RAPORTARE PROGRESE
Inregistrarea manuala a parcursului academic pentru fiecare elev este dificila, iar RPA poate ajuta si aici.
Dupa inregistrarea digitala a notelor, procesul de comparare si analiza a trendului poate fi automatizat. De asemenea, pot fi luati in calcul si factori adiacenti (prezente, notitele profesorului, alte activitati)astfel incat raportul final sa fie unul comprehensiv.
Pot fi asadar observate cu usurinta avantajele pe care le-ar aduce utilizarea acestei tehnologii :
- Cheltuieli reduse (cu consumabile, cu timpii suplimentari alocati- acum economisiti pentru sarcinile automatizate, cu personal platit conform performantelor)
- Productivitate crescuta (cand sunt automatizate, procesele sunt mai rapide; angajatii au timp sa se ocupe de sarcini complexe si conforme cu focusul institutiei)
- Rezultate imbunatatite (RPA inseamna 0 erori si eliminarea muncii de revenire/corectare)
Cu toate functionalitatile de automatizare instalate de catre o echipa dedicata si instruita, institutiile s-ar putea focusa pe ceea ce trebuie sa constituie obiectivul primar catre care merg toate energia si dedicarea: actul educativ.