Avantajele și dezavantajele migrarii Dynamics CRM in online

Odată cu creșterea pieței de servicii de Cloud Computing, precum Microsoft Azure, AWS sau Google Cloud, din ce în ce mai mulți întreprinzători decid externalizarea serviciilor de stocare și migrarea în online atât a datelor, cât si a sistemelor informatice pe care le utilizează.

În cele ce urmează ne propunem să vorbim despre care sunt avantajele și dezavantajele pe care trebuie să le avem în vedere atunci când decidem să migrăm o implementare Dynamics 365 CRM dintr-un mediu local (on-premise) în mediul online.

Puncte pro migrarea în online

1.Integrare nativă cu majoritatea aplicațiilor Microsoft

Utilizând mediul online putem beneficia out-of-the box de integrări cu celelalte produse și servicii oferite de Microsoft (Office 365, Outlook, Power Bi, Power Apps, Power Automate, Microsoft Teams, Microsoft Sharepoint etc.)Toate conexiunile sunt rapid configurabile iar modificările și optimizările sunt la un click distanță să ne adaptăm agil la cerințe, fără a fi nevoie de dezvoltări suplimentare care pot dura săptămâni sau luni.

2.Conexiune la Dataverse (fostul Common Data Service)

Fiind proiectat utilizând Power Platform, Dynamics 365 permite implementărilor CRM accesul la un set comun de date, ne fiind necesare integrări suplimentare ale modulelor individuale. Totodată, orice nouă dezvoltare făcută în Power Apps are acces la acelasi set comun de date, permițându-ne să dezvoltăm rapid noi funcționalități care să ne ajute în operațiunile zilnice.

3.Portofoliu de conectori dezvoltat și întreținut de Microsoft

Aceeași arhitectura Power Platform ne oferă acces la Microsoft Power Automate. Utilizând Power Automate putem avea acess la numeroși connectori dezvoltați de către Microsoft ce facilitează integrarea CRM-ului cu alte sisteme cum ar fi SAP, SalesForce, HubSpot etc. Power Automate permite de asemenea dezvoltarea de automatizări, ce pot folosi ca trigger evenimente trimise de CRM.

4.Număr mai mare de aplicații disponibile

Upgrade-ul de la Dynamics CRM la Dynamics 365 presupune și accesul la un număr mult mai mare de aplicații. Dynamics 365 oferă module specializate pentru Marketing, , Customer Insights, Intelligent Order Management etc.

5.Disponibilitate

Arhitecturile bazate pe cloud sunt construite pentru a maximiza performanța în rețea, garantând o disponibilitate și o viteză adesea superioară soluțiiloror contruite pe servere locale. Poți accesa aplicațiile de CRM Dynamics de oriunde, oricând și de pe orice device, acest lucru fiind un avantaj semnificativ pentru echipele care lucrează în sistem de telemnuncă sau se află în imposibilitatea de a accesa serverele locale.

6.Mai multe medii disponibile

O arhitectură software modernă presupune lucrul în medii diferite, identic configurate, pentru a asigura continuitatea aplicațiilor la nivel de utilizator chiar și în condițiile dezvoltării continue a aplicațiilor. Pentru serverele locale asta inseamna construirea a cel puțin trei medii (producție, testare și dezvoltare) cu specificații similare, fie prin triplarea costurilor, fie prin segmentarea capacităților. CRM-ul Dynamics 365 oferă posibilitatea clonării mediului de producție la un cost net inferior celui presupus de arhitecturile on-prem.

7.Administrare avansată

Dynamics 365 CRM  beneficiază în online și de un sistem de administrare ( Power Platform Admin Center) care ne pune la dispoziție într-o formă ușor de înteles, informații referitoare la starea aplicațiilor noastre precum și la statusul comunicării cu sistemele externe.

8.Update-uri periodice

Microsoft continuă dezvoltările proprii pentru platformele de Dynamics CRM Online, cu două mari upgrade-uri planificate pentru fiecare an. Acest lucru presupune că aplicatia de CRM Online va fi automat îmbunătățită la fiecare 6 luni, atât ca perfomanță cât și ca funcționalitate.

9.Securitate si fiabilitate

Toate datele din Dataverse și Dynamics 365 sunt stocate în centre de date de ultimă generație ale Microsoft. Microsoft garantează pentru siguranța datelor și oferă garanția unui funcționării în 99.9% din cazuri la nivel de SLA.

10.Scanabilitate și flexibilitate

Toate datele din Dataverse și Dynamics 365 sunt stocate în centre de date de ultimă generație ale Microsoft. Microsoft garantează pentru siguranța datelor și oferă garanția unui funcționării în 99.9% din cazuri la nivel de SLA.

11.Externalizarea responsabilităților IT

Microsoft va gestiona software-ul și sarcinile de întreținere., inclusiv implementarea patch-urilro sau remedierea bug-urilor. Nu este nevoie ca echipa dumneavoastră să mențină actualizări de server, de aplicații, de IIS sau multe altele. Microsoft backup-urile de server, permițând și administratorilor locali să creeze cu ușurință o copii de rezervă a datelor.

12.Conectare nativă între CRM și ERP

Microsoft va gestiona software-ul și sarcinile de întreținere., inclusiv implementarea patch-urilro sau remedierea bug-urilor. Nu este nevoie ca echipa dumneavoastră să mențină actualizări de server, de aplicații, de IIS sau multe altele. Microsoft backup-urile de server, permițând și administratorilor locali să creeze cu ușurință o copii de rezervă a datelor.

13.Support specializat oferit de Microsoft

Trecerea de la Dynamics CRM la Dynamics 365 online garantează accesul la echipa specializată de support a Microsoft. Pe langă disponibiliatea permanentă pentru rezolvarea problemelor funcționale urgente oferă acces la un knowladge base bogat pentru a te ajuta clienții să gestioneze intern micile probleme  și incidente ce pot apărea.

 

Puncte contra migrarea în online

1.Date stocate în afara țării

Stocarea în datacenter-ele Microsoft se face în funcție de zona în care este făcută implementarea. Pentru unele companii stocare datelor în afara tării poate reprezenta o problema.

2.Costuri operaționale mărite

În ciuda avantajelor oferite de migrarea datelor în online trebuie să avem în vedere faptul că nu putem stoca date la infinit, capacitatea de stocare în cloud fiind limitată. Putem avea iluzia ca în cloud putem stoca mai multe date decât în servere locale. Desi acest lucru nu este fals, realitatea este că storage-ul suplimentar, atat pentru bazele de date cât și pentru fișiere, poate genera costuri lunare imense. Decizia de migrare a CRM-ului în online ar trebui făcută având la bază o arhitectură care gestionează eficient spațiul de stocare.

3.Control limitat la implementarea upgrade-urilor

Upgrade-urile automate făcute de Microsoft platformelor Dynamics 365 CRM în online nu sunt opționale.De două ori pe an suntem fortati sa adoptăm un upgrade automat care nu ține cont de bucățile de cod scrise de developeri pentru a îmbunătăți funcționalitățile aplicației de CRM. Unele customizari sau bucati de cod pot deveni peste noapte depricated,ceea poate genera un efort de dezvoltare mai mare și impune o administrare atentă și flexibilă.

4.Număr limitat de requesturi

Spre deosebire de Dynamics CRM on prem, Dynamics 365 are o limitare artificială a numărului de requesturi care pot fi făcute către API-urile de Power Platform. Această limitare este făcută în funcție de tipul de licență achiziționat
Mai multe detalii despre această limitare putem găsi în documentația Microsoft accesând link-ul de mai jos:
https://docs.microsoft.com/en-us/power-platform/admin/api-request-limits-allocations.

5.Timpi de asteptare limitați pentru procese

Procesele de orice natură, fie sincrone sau asincrone, pot avea un timp de așteptare de maximum două minute. Acest lucru poate deveni o problemă dacă luăm în considerare procese complexe care iterează baze de date cu mii de intrări, tipul fiind insuficient pentru completarea procesului. Migrarea de la Dynamics CRM on-prem la Dynamics 365 trebuie să presupună un efort de optimizare sau rescriere a acestor procese, pentru a subscrie limitei de două minute.

6.Stocare Non-SQL

Având în vedere că datele din Dynamics 365 sunt stocate în Dataverse, toate rapoartele și procedurile SQL folosite de Dynamics CRM on-prem nu pot fi direct copiate. Dataverse-ul suporta doar interogări realizate prin fetch xml sau metode alternative de interogare precum Power BI. Migrarea în online presupune transformarea logicii SQL într-o formă compatibilă cu Dataverse

7.Scalabilitate și control pentru hardware

Dacă serverele locale sunt limitate în performanță, serviciile cloud oferite de Microsoft Microsoft maresc automat capacitatea de procesare automat in functie de necesitatile aplicației. Cu alte cuvinte, de fiecare dată când avem nevoie de mai multă putere de procesare Microsoft nu va ezita să o pună la dispoziție, fără a ține cont de costurile asociate. Pentru limitarea costurilor poate fi necesara o monitorizare constantă a resurselor folosite și intervenții periodice pentru limitarea resurselor.

8.Downtime

Daca seviciul de internet nu este functional CRM-ul Dynamics 365 nu poate fi utilizat nici măcar in reteaua internă. Desi SLA-ul Microsoft garanteaza un uptime de 99.9% riscul unui CRM nefuncțional trebuie asumat atunci când se pune problema migrării în online. Totodată pentru remedierea problemelor, putem deveni dependenti de suportul oferit de Microsoft. Folosind Dynamics CRM on-premise avem un control mult mai mare asupra aplicației de CRM, putand interveni rapid cu resursele interne pentru rezolvarea problemelor critice.

Concluzii

Deși tendința generală a pieței de soluții îndeamnă firmele la externalizarea serviciilor de stocare de date, orice migrare a unui sistem informatic de pe un server local pe un serviciu de tip cloud computing trebuie privită cu un minim de pragmatism.

Serverele locale iși mențin valoarea prin faptul că acceptă orice arhitectură de soluție, indiferent de nivelul de optimizare sau de timpii de procesare necesitați de procesele noastre de business. De asemenea costurile serverelor locale, deși semnificative, sunt ușor de anticipat și gestionat la nivel de investiție în tehnologie. Stocarea datelor este ușor de explicat către clienți și nu necesită un efort legal pentru păstrare și gestionare.

Cu toate acestea avantajele competitive aduse de cloud-computing sunt greu de trecut cu vederea. Având în vedere că marii producători de software mizează pe extinderea în online portofoliului de produse, a portofoliului de integrări și conectori disponibili și optimizarea aplicațiilor, trecerea în online și renuntarea la Dynamics CRM-urile on-prem pare a fi decizia care asigură o soluție de viitor.

Recomandarea LINKSOFT  favorizează trecerea companiilor la mediul online. Viziunea noastră este că mai devreme sau mai tarziu trecerea la online va deveni un standard, iar ofertele de aplicații on-prem, precum Dynamics CRM, vor deveni necompetitive față de echivalentele online, Dynamics 365 în acest caz. A migra însă către un astfel de serviciu necesită mai mult decât o idee ambițioasă. Mai degrabă presupune o analiză atentă a tuturor factorilor și o strategie de viitor bine pusă la punct.