Indicatorii de performanță. Tot ce trebuie să știi despre acest instrument de evaluare.

Dacă activezi în lumea afacerilor, chiar și de puțină vreme, e aproape imposibil să nu fi auzit de faimoșii sau de infamii, depinde de perspectivă, KPI. Key Performance Indicators sau indicatori de performanta (KPI în română) sunt tipul de repere pe care este necesar să le folosești ca să-ți dai seama în ce direcție se îndreaptă afacerea ta. Desigur, nu ești obligat să-i folosești, dar bănuim că ai ajuns pe site-ul Linksoft deoarece îți pasă de aspecte precum performanța și profitul. Iată ce trebuie să știi despre indicatorii de performanță ai unei întreprinderi pentru a-i putea folosi!

Ce sunt indicatorii de performanță?

Pe scurt, KPI se referă la un instrument folosit pentru evaluarea performanței și în consecință poate fi folosit pentru a ilustra gradul de atingere a unui parametru urmărit.

Pentru a fi și mai clar, vă propunem să abordăm fiecare principiu separat:

• K/Key/cheie se referă la avantajul competitiv al obiectivelor strategice și de felul în care funcționează afacerea în mod direct;
• P/Performance/performanță se referă în mod direct la valorile clar măsurate și cuantificate, cele care au cauze de influență prestabilite;
• I/Indicator/indicatori se referă la posibilitatea de comparare cu diverse referințe pentru a ne orienta în vederea corecțiilor viitoare.

Cu alte cuvinte, indicatorii cheie de performanță prezintă un set de valori/măsurători care reflectă succesul sau eșecul unui business. Desigur, aceștia pot fi folosiți și pentru a evalua viitorul companiei. De exemplu, ai putea să-ți dai seama de cele 5 semne că firma ta este gata pentru digitalizare.

Indicatorii de performanță: de ce este important să îi folosești?

De ce ai nevoie de obiective și indicatori de performanță? În cele ce urmează îți vom prezenta cele mai importante motive:

• Poți măsura performanța înregistrată. Așadar, poți să-ți dai seama cât a progresat sau regresat compania ta pe termen scurt, mediu și lung. De asemenea, dacă ai ales bine indicatorii, vei putea măsura performanța înregistrată chiar și în timp real! În consecință vei putea face schimbări inclusiv pe parcursul derulării proiectelor, nu doar la final sau la început;
• Vei oferi managementului, dar și angajaților, o viziune clară asupra activității, dar și o direcție comună. Astfel, salariații vor fi la curent cu strategia stabilită și vor înțelege ce acțiuni sunt necesare pentru victorie.

Tipuri de indicatori de performanță

Desigur, toată lumea a auzit despre indicatori de performanță financiară sau de indicatori de performanță în vânzări, dar până să ajungem la exemple, să ne concentrăm întâi pe câteva tipuri ceva mai concrete.

Așadar, putem în primul rând să împărțim indicatorii de performanță în cei pentru afaceri și cei financiari sau în funcție de departament. În același timp, extrem de relevantă va fi și diferențierea între indicatorii interni și cei externi. În plus, în funcție de forma de raportare avem de-a face cu indicatori sub formă numerică, de pildă numărul de potențiali clienți, de candidați pentru un job sau de vizitatori unici pe site sau sub formă de valoare, de pildă rata de succes pentru încheierea vânzărilor.

În mare, există patru tipuri importante de KPI:

• Strategici, care reflectă îndeplinirea obiectivelor în companie;
• Operaționali, care măsoară performanța, dar și eficiența proceselor din cadrul unei afaceri;
• Funcționali, în funcție de departament sau chiar de poziție;
• Conducători/conduși/simultani, în funcție de momentul în care prezintă succesul sau eșecul: înainte/după/concomitent.

Indicatori de performanță: exemple

Evident, pentru a înțelege mai bine acest concept vom avea nevoie și de câteva exemple de indicatori de performanță concreți. Iată câțiva dintre cei mai întâlniți:

• KPI financiari sau de business. Aici intră cifra de afaceri, marja de profit brut sau net, veniturile per achiziție, costul de producție, venituri recurente lunare, profitul operațional, venituri recurente anuale, etc;
• KPI pentru consumatori. Aici intră cota de piață, valoarea de viață a clientului, numărul clienților care recomandă compania, numărul clienților care revin pentru o a doua achiziție;
• KPI pentru departamentul de vânzări. Aici intră numărul de contracte semnate, numărul de prezentări pentru potențiali clienți, rata de conversie, costul mediu per conversie, numărul de vizite la clienți, etc. Analizează acești KPI și poți descoperi cele mai bune strategii de vânzare!
• KPI pentru departamentul de HR. Aici intră rata de retenție a angajaților, costul fluctuației de personal, vechimea medie a angajaților în organizație, rata de acceptare a ofertei postului, durata de ocuparea unei poziții deschise, aplicații primite per poziție deschisă;
• KPI pentru departamentul de marketing. Aici intră numărul de vizitatori pe site, ROI, rata de răspuns, rata de respingere sau cost per achiziție în cazul reclamelor online, etc;
• KPI pentru departamentul de IT. Aici intră numărul ticketelor de suport deschise, timpul mediu pentru rezolvarea unui ticket, numărul total de proiecte, costurile departamentului de IT versus veniturile generate, timpul în care serverul este inactiv, etc.

De abia după ce ai urmărit acești indicatori și i-ai analizat poți decide la ce soluții și servicii poți apela! Apropo, pentru raportare ai putea folosi Dynamics CRM.

Cum stabilesti indicatorii de performanta potriviți pentru business-ul tău?

Orice business va avea nevoie să stabilească la un moment dat niște indicatori de performanță, dar asta nu înseamnă că indicatorii financiari de performanță, de exemplu, sunt sau ar trebui să fie identici pentru toate companiile. Iată cum să-i stabilești, în conformitate cu specificațiile afacerii tale:

• Definire, mai exact stabilirea scopului în care indicatorii respectivi vor fi folosiți. Trebuie să stabilești foarte clar care sunt obiectivele măsurabile pe care ți le dorești;
• Crearea unei legături între KPI și obiectivele de business. În mod ideal orice indicator va ajuta la îndeplinirea obiectivelor propuse. Dacă un KPI nu te ajută, atunci n-ai nevoie de el;
• Folosirea metodei SMART. Orice KPI trebuie să fie specific, măsurabil, accesibil, relevant și încadrat în timp;
• Verificarea gradului de înțelegere/acceptare. Pentru ca indicatorii de performanță să fie respectați, în primul rând trebuie să te asiguri că aceștia sunt înțeleși și acceptați de către ce-i care-i vor folosi. Doar așa angajații tăi vor putea lua decizii informate și cu impact real asupra afacerii;
• Crearea un sistem interactiv de afișare a indicatorilor cheie de performanță, Un dashboard interactiv va fi extrem de folositor în procesul de urmărire a evoluției indicatorilor. Astfel angajații tăi vor înțelege mai repede la ce se referă datele afișate și vor putea deduce stadiul în care se află proiectul prin raport cu obiectivul stabilit.

Pași necesari pentru realizarea unei strategii de KPI de lungă durată

Cum poți obține cele mai bune rezultate pe termen lung? Urmează sfaturile următoare:

• Asigură-te că ai ales doar indicatorii care contează cel mai mult pentru afacerea ta și revizuiește-i constant pentru a te asigura că rămân mereu relevanți;
• Adaptează strategia în funcție de rezultate, mai exact schimbă afacerea și ariile de investiție în funcție de datele obținute;

Strategiile legate de KPI nu sunt singurele tale arme. De exemplu, descoperă ce poți face pentru minimalizarea riscurilor și află care sunt cele 5 moduri noi în care AI își face simțită prezența.