e-Factura, obligatorie în 2024 | 7 motive să alegi un software ERP pentru o facturare automatizată fără griji

Începând cu 1 ianuarie 2024, toate firmele care derulează operațiuni taxabile pe teritoriul României trebuie să adopte metoda de factuare electronică. Mai exact, ANAF a introdus sistemul RO e-Factura, în cadrul căruia contribuabilii trebuie să raporteze facturile rezultate din tranzacțiile B2B și B2G.

Dacă ești o companie care activează în România, sunt șanse infime să nu fi auzit deja despre e-Factura. Cu toate acestea, noul sistem electronic impune schimbări semnificative iar în cadrul articolului vom oferi răspunsuri pentru cele mai frecvente neclarități, dar vom prezenta și o soluție Microsoft optimă pentru noile reguli – Dynamics 365 Business Central ERP.

Ce trebuie să știi despre RO e-Factura?

În 2024 sistemul e-Factura reprezintă noua normalitate. Conform prevederilor din legea 227/2015 și Legea nr. 199/2023 privind Codul fiscal, toate facturile emise în România trebuie transmise în noul sistem Ro e-Factura. Această regulă era inițial aplicabilă doar în cazul relațiilor B2G (între firme și instituții publice), însă în prezent s-a extins și pentru tranzacțiile derulate de contribuabili în contexte B2B (între entități impozabile înregistrate în România).

Dar… ce este o factură electronică? Nu, nu este acel document în format PDF, transmis clientului online (pe email). În cazul de față, factura electronică este un fișier XML – sintaxa UBL (Universal Business Logic) – care structurează conținutul unei facturi într-un set de date. După această conversie, factura obține o nouă formă și poate fi citită de o mașină. În acest mod se asigură că informațiile sunt transmise electronic, recepționate, procesate, și respectiv aprobate automat pentru plată.

Pentru început, toți operatorii economici trebuie să se înregistreze în SPV (Spațiul Privat Virtual), serviciu lansat de ANAF cu scopul de a crea o cale unică de comunicare a oricăror documente administrative. Prin intermediul SPV, contribuabilii transmit factura exclusiv în format XML.

Pentru mine este obligatorie e-Factura?

Indiferent dacă ești o societate comercială, PFA, II sau IF, plătitoare de TVA sau nu, ai obligația de a transmite facturile în sistemul RO e-Factura. Obligația se referă la tranzacțiile ale căror livrare sau prestare are loc pe teritoriul României.

Relațiile vizate în cadrul sistemului e-Factura sunt B2B (între entități impozabile înregistrate în România) și B2G (între firme și instituții publice). Pentru facturile emise către persoane fizice nu există obligativitatea transmiterii documentelor, excepție fac unitățile turistice care încasează contravaloarea seviciilor cu vouchere de vacanță.

Etapele implementării sistemului e-Factura

Tranziția spre un sistem de facturare electronică generalizată este un pas semnificativ pentru întreaga sferă de business. De aceea, pentru a înlesni procesul, în perioada 1 ianuarie – 31 martie 2024 nu se vor aplica sancțiuni, considerându-se o perioadă de acomodare cu noul sistem. Astfel, implementarea sistemului e-Factura se va realiza în două etape.

Etapa de tranziție (1 ianuarie – 30 iunie 2024)

În etapa inițială de implementare a sistemului, furnizorii vor trebui să transmită în noua platformă facturile pentru toate tranzacțiile impozabile defășurate în România. Această regulă se aplică și pentru contribuabilii străini înregistrați în scopuri de TVA pe teritoriul țării. Procedura va urma următoarele etape:

1. 1. Înregistrarea persoanei juridice în SPV (Spațiul Privat Virtual)
2. 2. Generarea documentelor financiare atât în format XML, cât și pe suport de hârtie
3. 3. Înregistrarea facturilor în sistemul RO e-Factura

În perioada menționată nu se aplică sancțiuni și sunt încă valabile facturile tradiționale.

Etapa eliminării vechiului format (începând cu 1 iulie 2024)

Începând cu 1 iulie 2024, regulile se schimbă. Facturile tradiționale nu vor mai fi recunoscute din punct de  vedere fiscal, nici cele pe suport de hârtie, nici cele în alte formate decât XML stabilit de ANAF. Cei care nu vor respecta cerințele riscă amenzi echivalente cu suma TVA menționată pe facturile netransmise.

Bine ai venit, e-Factura!

Noua modalitate de facturare poate da bătăi de cap operatorilor economici, însă după finalizarea întregului proces de implementare, va fi evident că această reformă este una necesară și are  numeroase beneficii. Sistemul e-Factura este binevenit și util pentru întregul sector business din următoarele considerente:

• • • Combaterea fraudei și a evaziunii fiscale este printre principalele motive pentru care se implementează facturarea electronică. Astfel se asigură un grad mai mare de transparență a tranzacțiilor și ANAF poate interveni prompt atunci când sesizează abateri;
  • • Eficientizarea colectării, în special în domeniul TVA, se realizează prin eliminarea birocrației asociate cu gestionarea documentelor financiare, astfel asigurându-se eficiență operațională și economie semnificativă de timp;
  • • Sistemul e-Factura reprezintă și una dintre măsurile incluse în PNRR și în urma implementării va reduce deficitul de încasare a TVA cu cel puțin cinci puncte procentuale până în cel de al doilea trimestru al anului 2026, comparativ cu 2019. Rezultatele se vor reflecta într-o creștere a colectării TVA și a impozitelor directe cu cel puțin 7,6 miliarde de lei;
  • • Prevenirea fraudelor și a falsificărilor se datorează și semnăturilor electronice ce trebuie aplicate pe facturile transmise în sistem.
  • • Limitarea amprentei ecologice are loc prin reducerea consumului de hârtie și limitarea transportului fizic al facturilor, astfel contribuind la protecția mediului;
  • • Inovarea și digitalizarea companiilor se impune prin necesitatea de dezvoltare a soluțiilor tehnologice care să permită o gestionarea mai eficientă a datelor;

  Prin noul sistem e-Factura, digitalizarea companiilor din România este adusă la un alt nivel. Se realizează o standardizare a sistemului de facturare electronică care are efecte benefice atât asupra economiei și a activităților de business, cât și în contextul impactului asupra mediului.

Plus câteva detalii… esențiale

Sistemul e-Factura este noua normalitate, de aceea toți operatorii economici trebuie să cunoască regulile impuse, precum și riscurile asociate nerespectării acestora. Pe lângă informațiile relevate în prima parte a articolului, există detalii ale căror importanță este semnificativă. De aceea, pentru un proces de tranziție simplificat și informat, vom răspunde la câteva dintre cele mai frecvente întrebări formulate în contextul noului mod de facturare.

Facturile tradiționale vor mai fi valabile?

Chiar dacă acesta încă mai sunt acceptate, formatul tradițional nu va mai fi valabil pentru mult timp. Începand cu data de 1 iulie 2024, facturile pe suport de hartie sau in vechiul format electronic nu vor mai fi recunoscute din punct de vedere fiscal. De aceea, recomandăm tranziția la e-Factura cât mai curând posibil.

Ce tip de facturi se încarcă în sistem?

Se încarcă doar facturile obișnuite, nu și cele simplificate și nici bonurile fiscale cu cod de TVA. De asemenea, se transmit și autofacturile.

Care este termenul-limită pentru transmiterea facturilor?

Facturile emise pentru livrările de bunuri și prestările de servicii pe teritoriul României, au termenul-limită pentru transmitere în sistemul RO e-Factura de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii.

Există o ordine prestabilită pentru transmitere?

În acest moment, nu există nicio regulă clară în acest sens. Factura poate fi transmisă fie clientului, și ulterior către sistemul e-Factura, sau viceversa. Este important un singur lucru – ca aceasta să fie transmisă, în formatul și intervalul de timp stabilit (cele 5 zile lucrătoare).

Pot modifica sau anula factura după transmitere?

A greși e omenește, însă aici vorbim despre sisteme electronice… deci răspunsul este NU! O factură deja transmisă nu mai poate fi modificată sau anulată. Odată transmisă, factura poate fi modificată doar prin emiterea unei facturi de corecție (storno, cu semnul ”-”).

Voi fi sancționat dacă nu respect aceste reguli?

Răspunsul este DA. Și nici nu recomandăm abaterea de la reguli, deoarece sancțiunile vor fi destul de usturătoare. Nerespectarea prevederilor va constitui contravenție și va presupune amenzi de la 5.000 lei la 10.000 lei pentru contribuabilii mari, de la 2.500 lei la 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii si de la 1.000 lei la 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice si persoane fizice impozabile.

Am nevoie de o aplicație specială pentru e-Factura?

Da, însă există mai multe alternative în acest sens. Poți utiliza aplicația gratuită pusă la dispoziție de Ministerul Finanțelor, sau poți utiliza o aplicație proprie, prin interconectarea cu sitemul RO e-Factura, folosind o serie de micro-servicii expuse sub forma unei API (Application Programming Interface).

Cea mai potrivită variantă pentru antreprenorii care doresc să implementeze un sistem automatizat de facturare electronică este software-ul ERP.

Alege un software ERP pentru o facturare automatizată

Cauți o soluție care să-ți ușureze adaptarea la noua modalitate de facturare? Îți sugerăm să optezi pentru un software ERP integrat cu sistemul RO e-Factura. Astfel, întregul proces de facturare electronică este eficientizat prin automatizare și adaptat modelului tău specific de afacere.

Software-ul ERP (Enterprise Resource Planning) reprezintă o soluție pentru afacerile care  au nevoie de un sistem informatic capabil și adaptabil, iar Microsoft Dynamics 365 Business Central este tehnologia premium din cadrul celor mai populare soluții ERP din întreaga lume. Business Central vine cu un model de bune practici și fluxuri de lucru validate în companii din diverse industrii.

Astfel, emiterea facturilor nu mai este o corvoadă atunci când utilizezi un sistem ERP propus de Microsoft. Odată făcută integrarea cu e-Factura, sistemul generează automat un fișier în format XML în momentul emiterii unei facturi, și îl transmite către ANAF. Chiar dacă implementarea unui sistem ERP reprezintă o investiție din partea contribuabilului, în viitor vor fi eliminate mai multe formalități iar povara fiscală va fi simplificată.

Cele mai importante beneficii în utilizarea unui astfel de program sunt reprezentate de:

1. 1. Eficienţa operaţională: Emiterea facturilor fiscale, proforme, chitanțelor și a alor documente de plată se realizează cu doar câteva click-uri. În plus, interfața web simplă și intuitivă îți permite să exporți rapid facturile și documentele tale.
2. 2. Evidența facturilor; sistemul ERP rulează în cloud și poate fi accesat de oriunde, astfel facturile sunt mereu vizibile și la îndemâna echipei tale.
3. 3. Evitarea erorilor: automatizarea procesului de facturare elimină și riscul unor erori asociate introducerii manuale de date, aceste erori umane fiind de cele mai multe ori inevitabile.
4. 4. Reducerea timpului pentru transmiterea facturilor: Utilizarea unui sistem ERP reduce semnificativ timpul alocat pentru procesul de facturare. Si simplifică întregul proces prin eliminarea acțiunilor manuale.
5. 5. Generare insight-uri: ERP-ul îți permite să analizezi performanțele firmei tale. Ai acces la o serie largă de rapoarte manageriale de vânzări precum: facturi scadente, facturi emise pentru un anumit client, facturi încasate într-un anume interval.
6. 6. Evitarea penalizărilor: datorită actualizărilor constante, poti fi sigur că facturile emise şi transmise în sistemul RO e-Factura sunt conforme cu legea în vigoare.
7. 7. Suport tehnic: în cazul oricăror impedimente, probleme, necorelări, echipa responsabilă de implementarea ERP-ului este disponibilă pentru a te ajuta în găsirea problemei și rezolvarea acesteia.

Trecerea la e-Factura va fi un proces dificil pentru multe companii din România. Conform unei cercetări realizate de EY România, 83% dintre companiile participante nu erau pregătite la data de 1 ianuarie 2024 pentru noul sistem, și doar 17% au afirmat că vor putea raporta facturile către noul sistem fără impedimente.

Utilizarea unui sistem ERP scapă companiile de multe griji și le ajută să depășească provocările tranziției spre facturarea electronica. În acest context, echipa LINKSOFT te poate ajuta să implementezi soluția ERP potrivită pentru afacerea ta și nevoile ei specifice.

Linksoft te ajută să începi

Din momentul fondării, LINKSOFT și-a propus să creeze un Centru de Excelență Microsoft Dynamics care să reunească cei mai buni specialiști și cele mai eficiente platforme pentru implementarea soluțiilor CRM de înaltă performanță. În toate procesele derulate, LINKSOFT impune un înalt standard de excelență, acesta fiind aliniat cu misiunea și valorile companiei.

Contactează-ne și vom elabora împreună strategia perfectă pentru afacerea ta.