Abordarea LINKSOFT în managementul proiectelor: Modelul hibrid AGIFALL

Te-ai întrebat vreodată cum sunt gestionate proiectele în industrii de top precum IT și consultanță? Aceste proiecte sunt complexe și necesită planificare, execuție și monitorizare foarte meticuloase. De aceea, aderarea la o metodologie solidă și eficientă devine un imperativ. Pentru a obține transparență, vizibilitate și flexibilitate în managementul proiectelor, metodologia Agile a devenit indispensabilă.

Beneficiile Agile sunt recunoscute și aplicate pe scară largă în diverse industrii și tipuri de proiecte. Totuși, nu ar trebui să excludem metodele tradiționale. Combinarea noilor abordări cu cele tradiționale – această abordarea hibridă fiind cunoscută sub numele AgiFall – poate fi foarte eficientă atunci când este aplicată corect. În cadrul proiectelor pe care le-am derulat, am obținut rezultate excelente prin îmbinarea acestor metodologii, lucru dovedit prin experiențele și poveștile noastre de succes.

Vă invităm să explorați abordarea LINKSOFT asupra managementului proiectelor și să descoperiți cum reușim să echilibrăm metodele tradiționale și moderne, valorificând beneficiile și avantajele ambelor alternative.

Metode tradiționale: abordarea Waterfall

Managementul proiectelor în maniera Waterfall este cea mai bună opțiune pentru proiectele rigid structurate, unde scopul are rol de conducere, determinând calculul de timp și costuri. Metodologia Waterfall se remarcă prin faptul că impune un grad ridicat de control al situației, iar datorită comunicării clare permite clientului să-și formeze așteptări concise, reducând astfel din incertitudine.

Etapele managementului de proiect Waterfall:

Brief-ul proiectului: În timpul acestei etape, furnizorul de soluții prezintă o propunere de afaceri în care obiectivele, scopul, obiectivele și beneficiile proiectului sunt bine definite și documentate, oferind o bază clară pentru inițierea proiectului.

Cerințe: Produsele, procesele, dependențele și constrângerile sunt riguros analizate, iar input-ul este adunat de la toți stakeholderii implicați pentru a putea livra o documentație cât mai completă cu specificațiile proiectului.

Proiectare sistem: Echipa proiectează modelul de flux de lucru al proiectului și creează strategiile potrivite pentru a crea soluția ce va îndeplini toate cerințele specificate.

Implementare: Aceasta este faza în care are loc construirea propriu-zisă a soluției, pe baza documentației și a specificațiilor prestabilite. Este o fază critică în care proiectul începe să prindă contur prin codare, dezvoltare și integrarea tuturor componentelor.

Testare: În timpul fazei de testare, rezultatele implementării sunt evaluate riguros pentru a se asigura că îndeplinesc cerințele inițiale și specificațiile. Această fază este esențială pentru verificarea funcționalității, performanței și fiabilității livrabilelor proiectului.

Implementare și întreținere: În final, faza de implementare și întreținere vede proiectul pus în producție și întreținut în timp. Această fază este foarte importantă deoarece implică nu doar lansarea efectivă a proiectului într-un mediu ”live”, ci și suportul, îmbunătățirile realizate constant.

Principiile abordării Agile

Agile este un cadrul și un mindset de lucru ce presupune adaptarea eficientă la evoluția constantă a cerințelor de proiect. Agile permite livrarea calității și valorii în aliniere cu prioritățile de business. Această abordare se distinge de alte metode tradiționale de management al proiectelor prin cele 4 principii fundamentale:

• • • • Colaborarea cu clientul MAI PRESUS de negocierea contractului: Într-un cadru Agile, livrarea proiectului este ghidată de un efort colaborativ dintre echipa de proiect și utilizatorul final, cu un accent pe cizelarea continuă a livrabilelor de-a lungul procesului iterativ.
      
    • • Oameni și interacțiuni MAI PRESUS de procese și instrumente: Agile facilitează tranziția de la control la consens și evidențiază cât de importante sunt beneficiile asociate factorului uman din echipele angrenate. Se cultivă o cultură de transparență a datelor, deschidere, comunicare eficientă, și învățare continuă prin intermediul buclelor de feedback.
      
    • • Adaptarea la schimbare MAI PRESUS de respectarea unui plan rigid: În cadrul Agile, pentru început sunt stabilite resursele (financiare și de timp) disponibile, și ulterior se creează scopul proiectului. Agile introduce ferestre de timp și costuri, cunoscute ca „sprint”-uri, prin intermediul cărora proiectul evoluează.
    • • Soluții de lucru MAI PRESUS de documentație complexă: Controlul asupra proiectului se află în mâinile echipei, ea decide „ce și cum”-ul procesului de dezvoltare. Echipa ajustează continuu produsul, făcând modificările necesare pentru a asigura alinierea cu cerințele și prioritățile în continuă schimbare.

Abordarea LINKSOFT: AgiFall

LINKSOFT înțelege faptul că schimbarea este o componentă fundamentală a proiectelor software. Cerințele stakeholderilor se pot modifica pe parcurs, iar în cadrul fazei de testare pot apărea provocări neprevăzute. Din aceste considerente, proiectele pe care le derulăm nu sunt „înlănțuite” într-un plan de management rigid, în schimb, abordarea noastră permite flexibilitate în toate fazele de dezvoltare, astfel încât să putem obține cel mai bun produs.

Prin metoda hibridă de project management – AgiFall – noi reușim să combinăm planificarea structurată specifică metodologiei Waterfall, cu procesele interative desprinse din Agile. Astfel, ne adaptăm cu ușurință atât stilului opretațional al clientului, cât și complexității proiectulului. Cu toate acestea, chia dacă incorporăm elemente din ambele metodologii, tendința noastră este de a aplica mai mult principiile Agile, cu ciclu de dezvoltare scurte, procese iterative și bucle de feedback ce ne permit să rămânem receptivi la schimbare.

Faza 1: Kick-off-ul Proiectului

Kick-off-ul proiectului reprezintă întâlnirea inaugurală în care începe oficial parcursul proiectului. Este adunarea care aduce împreună echipa de proiect, părțile interesate, sponsorii și reprezintă momentul în care furnizorul și clientul devin parteneri în cadrul echipei de proiect. Această întâlnire servește un rol compozit: sunt stabilite obiectivele proiectului, sunt definite roluril și comunicate așteptările. În unele cazuri, dacă cerințele high-level au fost deja discutate, în timpul întâlnirii de kick-off trecem direct la prezentarea unui plan detaliat pentru prima fază a proiectului.

„Misiune: posibilă” aka Definirea scopului și obiectivelor 

Acesta este primul pas în care definim clar scopul și obiectivele proiectului. În această etapă ne asigurăm de înțelegerea cerințelor, stabilim ce trebuie realizat și care sunt obiectivele specifice. Procedând astfel, ne asigurăm că toată echipa este pe aceeași pagină și se orientează spre aceleași ținte.

Constrângeri de buget și timp

Înainte de a începe, ne asigurăm că înțelegem limitările proiectului atât în ceea ce privește bugetul, cât și cronologia. Procedând astfel, ne asigurăm că proiectul va decurge fără probleme și va avea succes de la început până la sfârșit.

„Da, dar…” aka Stabilirea aplicabilității și excepțiilor

Aceasta etapă implică înțelegerea locului și modului în care software-ul va fi utilizat (aplicabilitate) și identificarea oricăror scenarii sau condiții specifice în care funcționalitățile standard ar putea să nu fie suficiente sau irelevante (excepții) pentru produsele, clienții sau procesele vizate.

Constrângeri și limitări externe

Uneori, constrângerile provin de la organizații externe, în special în industriile puternic reglementate. De exemplu, în industria utilităților, organismele de reglementare pot solicita documentații, aprobări specifice, respectarea unor termene stricte și integrarea cu alte aplicații. La LINKSOFT, cunoaștem toate regulile în ceea ce privește proiectele de utilități, ceea ce ne face partenerul ideal pentru următorul dvs. proiect în domeniul utilităților.

Viitorul e aici! aka Cronologia la nivel înalt

De cele mai multe ori, planificăm fazele mari ale unui proiect pe o scară largă, cum ar fi luni sau trimestre, în funcție de complexitatea proiectului. Aici, încorporăm un element Waterfall, unde sarcinile proiectului sunt finalizate secvențial, trecând de la o fază la alta într-o manieră liniară. În acest fel, limităm incertitudinea, care poate fi inconfortabilă pentru părțile interesate.

„Bine ați venit la ceremonie” aka Configurarea și organizarea proiectului

Este esențial să stabilim un cadru de lucru clar, necesar pentru a ghida execuția proiectului, a defini fluxurile și protocoalele de organizare. Cu întâlniri cheie (numite și ceremonii) precum Sprint Planning, Daily Stand-ups, Sprint Review, și Sprint Retrospective, ne asigurăm că fiecare pas este intenționat și fiecare rezultat este optimizat pentru succes.

Fără blindspots! aka Managementul riscului

Modelele de management al riscului, cum ar fi matricea RACI și Matricea de analiză a riscurilor (cu probabilitatea de apariție), sunt instrumentale în procesul nostru de planificare a proiectului. Prin evaluarea sistematică a riscurilor și dezvoltarea de strategii de atenuare, ne asigurăm că nicio problemă critică nu este trecută cu vederea. De exemplu, atunci când luăm în considerare disponibilitatea echipei în perioadele de vârf ale anului, putem să anticipăm constrângerile de resurse și să ajustăm în consecință termenele proiectului, inclusiv datele de ”Go Live”.

„Bună, eu sunt…” aka Prezentarea echipei

Acest pas este mai mult decât „Bună, eu sunt…”, acesta este momentul în care fiecare membru al echipei este evidențiat, nu doar pentru cine este, ci pentru contribuția, valoarea pe care o va aduce proiectului prin competențele sale. Înțelegerea rolului fiecărei persoane induce un sentiment de responsabilitate și pregătește scena pentru o colaborare eficientă.

Faza 2: Schița proiectului și backlog-ul

Abordarea LINKSOFT este mereu adaptată la nevoile și domeniul de activitate al clientului, astfel justificându-se și tendința spre Agile sau Waterfall. Astfel, dacă cerințele de nivel înalt sunt deja definite, începem proiectul fie prin crearea unui backlog cuprinzător pentru toate sprinturile, urmând principiile Agile, fie prin colaborarea strânsă cu echipa de proiect pentru a detalia sarcinile prin procesul de Work Breakdown Structure (WBS), în conformitate cu practicile Waterfall. Această flexibilitate asigură o planificare și o execuție aliniată perfect cu stilul operațional al clientului.

Dacă alegem Agile…

…de multe ori optăm pentru Scrum, o metodologie Agile comună, ideală pentru echipele mai mici. Scrum implică cicluri de lucru scurte și iterative – sprinturi. Echipele noastre Scrum sunt conduse de un Scrum Master, a cărui responsabilitate principală este de a elimina obstacolele și de a facilita operațiunile zilnice ale echipei de dezvoltare. Se organizează întâlniri zilnice pentru a discuta sarcinile active, a identifica blocajele existente și a rezolva orice problemă care ar putea afecta progresul.

Pregătirea și detalierea modului de lucru

Ne asigurăm că este pregătit și aliniat un plan de acțiune detaliat cu întreaga echipă. Acest pas este crucial pentru stabilirea unor așteptări clare și pentru a asigura că toată lumea își înțelege rolurile și responsabilitățile. Suntem convinși că, prin transparență, putem pune bazele unei colaborări eficiente și a unei execuții de succes.

Prima cizelare a backlog-ului

În faza incipientă de creare a backlog-ului, alocăm un efort semnificativ astfel încât să obținem o schemă cuprinzătoare de task-uri. Backlog-ul de produs este o listă prioritizată de sarcini derivate din foaia de parcurs a produsului și cerințele predefinite. Elementele de cea mai mare importanță sunt la începutul listei, asigurându-ne că echipa știe ce trebuie livrat mai întâi. Acest proces de cizelare este esențial pentru organizarea și prioritizarea muncii, oferind o cale clară pentru dezvoltare.

Sprinturi, roluri specifice și Definiția de „Done”

În această fază, definim lungimea sprintului, rolurile specifice și „Definiția de Terminare” – ”Definition of Done” (DoD) pentru toate elementele din backlog. Sprinturile sunt perioade scurte, delimitate în timp, în care echipa  lucrează pentru a finaliza un set specific de sarcini. Sprinturile noastre durează de obicei între 2 și 4 săptămâni. DoD (Definition of Done) este un acord comun între echipă despre ce înseamnă ca o sarcină să fie considerată completă. Acest lucru asigură consistența și calitatea livrabilelor.

La LINKSOFT, rolurile nu sunt legate de titluri de job, noi ne asigurăm că orice membru competent al echipei poate îndeplini unul dintre cele patru roluri cheie:

• • • • Scrum Master: Scrum Master-ul asigură respectarea cadrului Scrum. Responsabilitățile lor principale includ promovarea comunicării, facilitarea întâlnirilor, menținerea instrumentelor, sprijinirea echipei, eliminarea blocajelor, raportarea și oferirea de coaching Agile;
    • • Developer: Developerii sunt membri ai echipei echipați cu abilitățile necesare pentru a realiza munca. Responsabilitățile lor includ livrarea sarcinilor în timpul sprinturilor și menținerea transparenței pe tot parcursul procesului de dezvoltare;
    • • Product Owner: Product Owner-ul înțelege cerințele clientului și ale afacerii, creând și gestionând backlog-ul de produs pe baza acestor informații. Responsabilitățile lor includ gestionarea backlog-ului, supravegherea managementului lansărilor și gestionarea comunicării cu părțile interesate.;
    • • Experți business: Membrii echipei din partea clientului cu rolul de experți în domeniu aduc cunoștințe și perspective specializate echipei, asigurându-se că toate aspectele proiectului sunt înțelese și abordate în mod corespunzător.

Faza 3: Crearea soluției

La LINKSOFT, adaptăm procesul de creare a soluțiilor astfel încât acestea să se alinieze cu metodologia preferată de client, fie că este Agile sau Waterfall.

Metodologia Agile

Când alegem metodologia Agile, împărțim proiectul în mai multe iterații. Fiecare iterație implică mai multe faze: analiză, dezvoltare, integrare și testare atât din perspectivă tehnică, cât și pe partea de business, până când fiecare sarcină din iterația curentă respectă Definiția de Terminare (DoD) agreată. Acest proces iterativ permite îmbunătățirea continuă și ajustări în timp real bazate pe feedback.

Testarea Agile din partea clientului: Pentru clienții care urmează practicile Agile, faza finală a fiecărei iterații include testarea în mediul clientului. Aceasta asigură că fiecare element îndeplinește standardele și cerințele clientului, în special condițiile și/sau excepțiile specifice ale fluxurilor de business, înainte de a trece la următoarea iterație, favorizând colaborarea în timp real și rezolvarea rapidă a problemelor.

Metodologia Waterfall

Când aderăm la metodologia Waterfall, proiectele noastre urmează o progresie liniară prin faze definite. Această abordare este foarte structurată și implică o planificare cuprinzătoare încă de la început.

Testarea clientului în faza UAT: Pentru clienții care preferă Waterfall, toate testele clientului sunt efectuate în timpul fazei de User Acceptance Testing (UAT). Aceasta are loc după ce întreaga soluție a fost dezvoltată, integrată și testată tehnic. Prin testarea pe partea clientului în această fază finală, ne asigurăm că întreaga soluție este revizuită și validată în forma sa completă, respectând standardele riguroase ale abordării Waterfall.

Faza 4: Lansarea soluției & Hypercare

Pre-rechizite pentru Go Live

Înainte de lansarea soluției în mediul Live, ne asigurăm că toate pre-rechizitele pentru sunt îndeplinite atât pe partea tehnică, cât și pe cea de business. Mai exact, ne asigurăm că toate sistemele sunt complet integrate și operaționale, efectuând ultimele verificări tehnice și confirmând că dispunem de infrastructura necesară. Pe partea de business, oferim sesiuni complete de instruire a utilizatorilor și oferim manuale detaliate de utilizare, astfel încât toată lumea să fie pregătită să folosească noua soluție eficient.

Testare de regresie și performanță

Ulterior, efectuăm o testare amănunțită de regresie și performanță. Testarea de regresie ne asigură că noile modificări de cod nu afectează negativ funcționalitățile existente, în timp ce testarea de performanță verifică dacă soluția poate gestiona sarcina așteptată și poate funcționa eficient în diverse condiții.

Go Live!

Atunci când vine etapa Go-Live, transpunem soluția în mediul Live și monitorizăm cu atenție sistemul pentru a identifica potențialele probleme sau bug-uri. În aceste momente, echipa noastră este pregătită pentru o intervenție promptă în caz de necesitate.

Hypercare

După go-live, intrăm în perioada de Hypercare, unde oferim suport intensiv pentru a aborda orice probleme sau ajustări necesare pe măsură ce utilizatorii încep să lucreze cu noul sistem. Monitorizăm continuu sistemul pentru a ne asigura că funcționează fără probleme și îndeplinește așteptările clientului. De asemenea, colectăm feedback pentru a identifica arii ce necesită îmbunătățiri.

Lecții Învățate

Când proiectul ajunge la final, organizăm o sesiune de „Lecții Învățate” pentru a revizui proiectul, a identifica ce a mers bine și ce ar putea fi îmbunătățit. De asemenea, ne propunem să întărim încrederea clientului nostru, demonstrând angajamentul nostru pentru satisfacția generală a acestuia și realizarea continuă a îmbunătățirilor. Documentăm toate aceste informații și recomandări pentru a ne îmbunătăți procesele și rezultatele în cadrul proiectelor viitoare.

Toate proiectele noastre de succes provin dintr-o abordare echilibrată a managementului de proiect, care atinge obiectivele în timp ce se aliniază cu așteptările tuturor părților interesate. Prioritizăm nu doar calitatea produselor noastre finale, ci și relațiile pe care le construim cu clienții noștri, valorificând încrederea și feedback-ul lor, acestea fiind componente esențiale ale proceselor noastre.

Concluzii

LINKSOFT îmbrățișează abordarea hibridă a managementului de proiect – AgiFall – care îmbină planificarea structurată a metodologiei Waterfall cu procesele iterative sprecifice Agile. Această abordare unică ne permite să livrăm soluții de calitate superioară mult mai eficient atât din punct de vedere al timpului, cât și al bugetului. Prin valorificarea Waterfall în fazele high-level, ne asigurăm că obținem o mapă clară de implementare, cu un timp și un buget estimat corespunzător. De asemenea, prin faptul că adoptăm principiile Agile în execuție, este facilitată adaptarea la schimbările neprevăzute, deoarece lucrăm în cicluri rapide de dezvoltare ce includ și bucle de feedback.

Abordarea AgiFall ne permite să ne adaptăm modul de lucru la nevoile specifice fiecărui proiect și la stilul operațional al clientului. Suntem conștienți de faptul că atât Agile, cât și Waterfall au avantaje și dezavantaje, iar flexibilitatea devine imperioasă pentru o bună aliniere cu obiectivele și mediul existent. Leadership-ul puternic este și el esențial în acest context, existența unei conduceri eficiente asigurând condiții optime pentru obținerea succesului.

Despre LINKSOFT

Cu peste 10 ani de experiență, LINKSOFT a dezvoltat și a implementat de-a lungul timpului proiecte pentru jucători importanți din diverse industrii. Experiențele noastre de succes rezultă dintr-un management eficient ce reușește să alinieze scopul proiectelor cu așteptările părților implicate.

Punem accent nu doar pe calitatea produsului final, ci și pe calitatea relațiilor pe care reușim să le consolidăm cu clienții, feedback-ul și încrederea lor fiind vitală pentru activitatea noastră. Abordarea noastră hibridă ne ajută să trecem de implementarea CRM-urilor, oferind presonalizare la fiecare etapă a procesului, asigurându-ne că fiecare soluție este cizelată perfect pentru nevoile specifice ale fiecărui client.